10.07.2014
10:01

"Alle zum Meeting, bitte!"

Zeitverschwendung oder effizienter Informationsaustausch?

Ein Meeting kann ein wirkungsvolles Mittel der erfolgreichen Zusammenarbeit im Unternehmen sein. Wenn sie effizient durchgeführt werden, dann sind Meetings sogar sehr hilfreich und bringen Ihr Unternehmen und Ihr Team voran.

Hier einige Tipps, die helfen, Ihre Meetings ergebnisstärker zu machen.


Ist das Meeting überhaupt notwendig?
Ist es erforderlich, ein Meeting mit persönlicher Anwesenheit abzuhalten? Oder gibt es eine andere Möglichkeit des Informationsaustausches, etwa per Video- oder Telefonkonferenz - oder schlicht per E-Mail. Denn die persönliche Anwesenheit erfordert in der Regel einen wesentlich höheren Zeitaufwand.

Ein Ziel setzen mit Tagesordnungspunkten und Zeitangeben!
Jeder Teilnehmer erhält im Vorfeld die Tagesordnungspunkte zur Information. Bitten Sie die Teilnehmer um Übermittlung ihrer eigenen Themenvorschläge. Die bekannt gegebenen Tagesordnungspunkte ermöglichen es jedem Teilnehmer, sich entsprechend vorzubereiten. Auch das zu erreichende Ziel wird somit verdeutlicht. Zeitangaben helfen dem Meeting eine Struktur zu geben und Diskussionen zeitlich zu begrenzen. Setzen Sie zur Wahrung der Zeit immer einen sog. "Zeitwächter" ein, also einen Teilnehmer, der auf die Einhaltung der Zeitvorgaben achtet.

Gewohnheiten brechen!
Warum eine regelmäßige Besprechung einmal wöchentlich? Warum immer am Donnerstag um 10:00 Uhr? Sagen Sie die Besprechung ab, wenn keine wichtigen Themen anstehen! Verändern Sie gewohnte Uhrzeiten, um mehr Freiraum für alle Beteiligten zu gewinnen.

Dabei sein ist noch nicht alles!
Bei Routinemeetings und einem sog. "jour fixe" stehen die teilnehmenden Mitarbeiter meist fest. In anderen Fällen bestimmt die Zielsetzung die Zusammensetzung der Runde. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, sind fünf bis acht Teilnehmer ideal.

Das Ergebnis zählt!
Es gilt die Regel, kein Meeting ohne Protokoll. Ein Ergebnisprotokoll, das während des Meetings verfasst und gleich nach der Veranstaltung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird, fasst kurz und prägnant zusammen, wer anwesend war und welche Maßnahmen vereinbart wurden.


In einigen Unternehmen verbringen Führungskräfte und Mitarbeiter bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung diese Zeit effizient zu nutzen. Geben Sie bei der Durchführung von Meetings ein Vorbild ab und leben Sie ein effizientes Meeting - Management vor!


weiterleitenPermalinkKommentare 0
Tags: meeting, effizient, sperberscholz, zeitverschwendung, informationasaustausch
Views: 2136